Документооборот

Документооборот — процесс организации и управления движением документов внутри или снаружи организации. Охватывает все этапы работы с документами от их создания до уничтожения или архивного хранения.

Основные этапы документооборота

• Создание документа — составление документа с необходимой информацией.
• Регистрация и учёт — присвоение уникального идентификатора для фиксирования документа.
• Передача и распределение — передача документа ответственным лицам или подразделениям.
• Обработка и контроль — действия, такие как согласование, утверждение, подписание.
• Хранение — размещение документа на временное или постоянное хранение.
• Архивирование или уничтожение — окончательное хранение или уничтожение документа по истечении срока хранения.

Задачи документооборота

• Обеспечение надёжного хранения и быстрой передачи информации.
• Сокращение времени на обработку документов.
• Защита и структурирование данных.

Типы документооборота

• Внутренний — движение документов внутри организации.
• Внешний — обмен документами с внешними организациями.
• Ручной — передача документов в бумажной форме.
• Электронный — автоматизированное перемещение и хранение цифровых документов.

Электронный документооборот

Электронный документооборот — система обработки и хранения документов в цифровой форме. Он позволяет:

• Уменьшить время на обработку и передачу документов.
• Сократить расходы на бумажные носители и их хранение.
• Обеспечить доступность и безопасность информации.

Программное обеспечение для электронного документооборота

Среди популярных систем для электронного документооборота — Microsoft SharePoint, Google Workspace, 1С:Документооборот. Они предоставляют централизованное хранение и возможности для автоматизации процессов.

Примечания

1. Власова, Е. А. Организация электронного документооборота на предприятии. — М.: Инфра-М, 2019.
2. Сидоров, П. В. Документооборот в современной компании. — СПб: Питер, 2018.